Ide hadirnya layanan email ini bermula dari cara berkirim pesan secara tradisional seperti menggunakan surat. Keunggulannya, penggunaan email bisa semakin cepat berkomunikasi kepada sanak saudara atau teman dekat. Bayangkan, aktivitas penyampaian informasi bisa dipersingkat yang semula dari hitungan hari kini menjadi hitungan beberapa detik saja!
Sebagai ilustrasi, simak gambar perbandingan pengiriman pesan dengan menggunakan surat dibandingkan melakukan pengiriman pesan melalui email.
Anda juga bisa menforward Email menggunakan cPanel dengan mengikuti Panduan berikut ini.
Seperti yang dapat Anda lihat pada gambar ilustrasi yang di atas, sebenarnya sistem pengiriman email tak jauh berbeda dengan sistem pengiriman surat biasa. Yang membedakan yaitu media penyimpan serta perantara untuk menyampaikan pesannya.
Jika surat tradisional sebelumnya harus ditulis pada lembaran kertas terlebih dahulu, kemudian dikirim lewat kantor pos dan membutuhkan waktu selama berhari -hari agar bisa tersampaikan, email cukup ditulis dengan menggunakan aplikasi layanan email dan disampaikan dengan menggunakan jaringan internet. Proses penyampaian pesan pun tak perlu memakan waktu yang lama. Tentu saja ini sangat mempermudah masyarakat, bukan?
Email sendiri berasal dari dua kata, electronic dan mail, yang secara harfiah berarti surat elektronik. Akan tetapi, jika secara luas email berarti sarana berkirim serta bertukar pesan menggunakan komputer dan gadget melalui jaringan telekomunikasi yang ada. Seiring berkembangnya perkembangan zaman, email sudah tidak hanya berfungsi untuk berkirim pesan, tapi juga bisa berfungsi sebagai sarana mengirim file grafis semacam dokumen, gambar, video, dan audio.
Struktur E-mail
Email mempunyai struktur penyusun agar bisa bekerja sebagaimana mestinya. Berikut ini adalah struktur yang dimiliki oleh email.
- Header Email adalah Bagian kepala dari suatu surat elektronik yang pada umumnya berisikan tentang alamat e-mail yang akan dituju kepada pengirim atau penerima, judul e-mail, tanggal dan waktu e-mail dibuat.
- Body Email adalah Bagian tubuh dari surat elektronik yang pada umumnya berisikan tentang konten pesan. Bentuk kontennya pun terkadang bermacam-macam. Bagian ini bisa memuat pesan teks biasa hingga gambar atau video.
Anda secara bebas dapat memilih tipe file apa saja yang Anda inginkan untuk dikirim kepada penerima. Teks bisa Anda tulis pada body email, atau hanya sekedar menambahkan lampiran, pesan gambar, video, dan audio.
Tahukah Anda jika cikal bakal e-mail telah dimulai semenjak tahun 1960-an?Ray Tomlinson, seorang ahli computer engineer, adalah orang pertama yang berhasil menemukan konsep email ini ke seluruh penjuru dunia pada akhir tahun 1971.
Ia juga berhasil mempopulerkan penggunaan simbol/huruf ‘@’ atau ‘at’ yang saat ini sering digunakan untuk memisahkan user id serta domain alamat email. Dimana hal ini masih berlaku hingga saat ini.
Anda juga bisa menggunakan outlook di Email dengan mengikuti Panduan berikut ini.
Mail Server
Mail server merupakan server penyimpanan yang akan memproses setiap email yang Anda miliki. terdapat beberapa jenis Mail Server yang paling populer bagi para pengguna pada saat ini.
1.POP3 (Post Office Protocol Version 3) merupakan protokol email yang dipakai untuk mengambil email dari server. Protokol POP3 berfungsi untuk menampung email secara sementara hingga email tersebut diambil oleh penerima dengan menggunakan komputernya.
Kelebihan:
- Bisa dibaca secara offline, sebab email telah diunduh ke aplikasi/komputer anda.
- Lebih mudah untuk hal pengarsipan. Email telah disimpan oleh komputer pengguna.
Kekurangan:
- Hanya bisa dibuka dari komputer/aplikasi pengguna saja.
- Pengakses harus mendownload ulang apabila ingin mengakses dengan menggunakan perangkat yang berbeda.
2. IMAP (Internet Message Access Protocol) merupakan protokol standar yang paling sering digunakan untuk mengakses serta mengambil email di server. Dengan menggunakan IMAP para pengguna bisa membaca pesan, memilih pesan, dan menghapus pesan tertentu dan membuat folder di dalam server. Protokol ini terlihat lebih dinamis sebab mempunyai interaksi dua arah dan sangat berbeda dengan POP3 yang hanya berguna untuk men-download e-mail dari server ke dalam komputer.
Kelebihan:
- User bisa melakukan pengelolaan email secara realtime dari server contohnya menghapus email yang terdapat di dalam server.
- Email bisa didownload dari server secara langsung, sehingga dapat dibaca dimana saja walaupun menggunakan media/perangkat yang berbeda.
Kekurangan:
- Karena email diakses secara langsung dari server maka kapasitas resource server akan digunakan saat anda mengakses email sangat besar.
3. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) apabila Pop3 dan Imap adalah protokol yang berfungsi untuk menerima email ,maka SMTP merupakan salah satu protokol populer yang berfungsi untuk mengirim pesan dari komputer pengirim menuju mail server penerima.
Mail Application
Secara umum mail application merupakan aplikasi atau perangkat lunak yang berfungsi sebagai salah satu media berkirim pesan lewat jaringan internet. Banyak sekali mail application yang bisa Anda gunakan, namun beberapa mail application yang populer bagi para pengguna di antaranya:
- Outlook adalah Aplikasi buatan yang dikembangkan oleh Microsoft dengan menggunakan metode e-mail client untuk mengunduh dan mengirim pesan e-mail. Program ini juga sudah dilengkapi dengan pengaturan POP/IMAP dan SMTP agar dapat menunjang aktivitas berkirim pesan dengan baik.
- Push Mail merupakan sebuah teknologi terbaru yang ditawarkan untuk para pengguna e-mail di seluruh penjuru dunia khususnya yang sangat sering mengakses e-mail dengan menggunakan gadget dan smartphone. Keungggulan yang dimilikinya yaitu para pengguna bisa memantau e-mail yang masuk ke dalam kotak masuk milik mereka masing-masing secara kapan saja atau secara minute by minute. Jadi, Anda tak perlu takut untuk ketinggalan e-mail terbaru.
- Gmail adalah singkatan dari Google Mail. Tentu mendengar namanya saja Anda sudah tahu jika mail application yang satu ini adalah mail application yang dikembangkan oleh salah satu raksasa IT dunia. Gmail juga mempunyai fitur POP dan IMAP yang bisa Anda manfaatkan untuk mengubah e-mail client menjadisemacam Outlook . Gmail juga memiliki fitur untuk melakukan pemindai virus yang bertujuan untuk mendeteksi e-mail ataupun berkas yang akan Anda kirimkan terdapat virus atau tidak.
Anda juga bisa membuka Webmail di cPanel dengan mengikuti tutorial berikut ini.
Permasalahan pada E-mail
Terkadang kita selalu dipusingkan dan direpotkan dengan size file yang melewati batas maksimal e-mail, spam, informasi yang melebihi kapasitas, malware atau virus jahat, dan lain sebagainya. Sebenarnya permasalahan seperti ini bisa diatasi dengan sangat mudah. Seperti apa caranya? Ikuti penjelasan lengkapnya berikut ini.
- Attachment Size Limitation, permasalahan yang satu ini kerap ditemui ketika Anda hendak mengirimkan berkas yang over capacity atau melewati batas maksimal yang diberikan oleh penyedia layanan e-mail. Tapi Anda tak perlu cemas sebab beberapa vendor sudah memberikan beberapa solusi alternatif untuk menangani permasalahan tersebut. Dropbox dan Google Drive adalah sebuah contoh solusi untuk mengatasi permasalahan ini. dengan hadirnya tempat penyimpanan sementara seperti Dropbox dan Google Drive kini Anda dapat menampung file berukuran besar yang ingin anda simpan atau kirimkan.
- Spam adalah tindak penyalahgunaan dengan melakukan pengiriman berita elektronik secara terus menerus. Biasanya sering digunakan oleh beberapa pihak tertentu yang bertujuan komersial seperti iklan dalam bentuk text, gambar ataupun video.
Berikut ini adalah beberapa cara untuk menangani spam pada email anda :
– Memilih serta memakai antivirus yang memiliki fitur anti spam
– Memberikan filter spam kepada router atau server e-mail dan sejenisnya
– Menggunakan firewall yang dimiliki oleh sistem operasi Anda serta menggunakan personal firewall
– Bagi pengguna Outlook Express, Anda bisa menggunakan fasilitas mail filtering yang dimiliki oleh penyedia layanan aplikasi tersebut - Email Spoofing
E-mail spoofing adalah teknik manipulasi pengiriman email dengan cara mengubah header e-mail, Dimana orang tersebut akan mengubah e-mail header untuk membuatnya tampak seolah-olah email yang dikirimkan berasal dari alamat email lain. E-mail spoofing ini memiliki potensi mengganggu keamanan sistem, sebab bisa saja dipergunakan untuk melakukan pencurian data.
untuk mengatasinya anda bisa mengaktifkan fitur SPF (Sender Policy Framework) serta DKIM (DomainKeys Identified Mail) pada layanan hosting yang Anda gunakan. - E-mail bombing merupakan tindakan melakukan pengiriman e-mail massal menuju e-mail target , Tindakan ini bertujuan untuk melumpuhkan email server yang ditargetkan dan memenuhi kotak masuk target dengan email – email sampah.
Cara untuk mengatasi e-mail bombing ini sangatlah mudah , jika anda mendapati pesan yang sama dikirimkan secara berkali – kali, anda bisa menggunakan fitur “block” atau menghubungi bagian hosting untuk memblokir email yang masuk secara terus menerus. - Hacking adalah sebuah tindakan peretasan / mengambil alih akses yang dimiliki oleh orang lain. umumnya hal ini dimulai dengan cara mencuri data e-mail dan password korban yang bersifat benar-benar rahasia dan bukan untuk konsumsi oleh publik. Sebab mungkin saja akun anda akan disalahgunakan oleh si pencuri data/hacker. Cara untuk mengatasi hal ini yaitu jangan login menggunakan sembarang komputer yang keamanannya tak terjamin. Selain itu gunakanlah software / aplikasi account manager agar dapat memanage data – data login website anda.
- E-mail bouncing secara umum berarti e-mail yang terpental dan kembali lagi kepada kita ketika pesan sedang proses pengiriman. Banyak penyebab yang dapat menyebabkan terjadinya hal ini. Mulai dari tak ada alamat e-mail yang dituju atau tidak valid, alamat e-mail yang terlantar atau undeliverable e-mail, mailbox yang sudah penuh, e-mail terblokir dll. Untuk mengatasinya anda harus mengecek kembali penerima email apakah email yang diberikan kepada Anda sudah benar.
E-mail adalah sebuah media penting di dunia internet pada saat ini serta sangat efektif untuk menukar informasi dengan cepat. Tak hanya pesan teks saja, berkas yang berbentuk dokumen, gambar, audio, ataupun video juga bisa Anda akomodasikan.
Terlepas dari kemudahan serta manfaatnya, Anda tentu saja harus memberikan perhatian yang lebih dalam untuk memproteksi keamanan serta kerahasiaan akun e-mail milik Anda agar tidak menjadi salah satu korban kejahatan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab.